［石滋宜观点］让记录变为金矿
石滋宜观点
主题：让记录变为金矿
作者：石滋宜/全球华人竞争力基金会董事长
企业在建立制度的过程中，到底需不需要记录？就有一位读者在互动讨论区提到上述这样的问题。
他说：“在制度化的过程中，为了要能够分析与稽核工作中不合理的项目，所以要量化各项工作数据，过程中要花许多时间替各项工作记录做建文件工作，但得到的响应通常都是‘我都已经很忙了，哪有时间做记录’、‘这些都是小事，打的电话或回个 MSN 就解决啦，记录有什么用’、‘记录真的很花时间，况且留下了这些东西真的有人会看吗？’”
到底，记录有没有用？
如果你把它想成一件苦差事而随便应付，或是花很多时间把记录做的漂亮，厚厚一大本却看不到重点，这样肯定一点用处都没有；倘若你改变对记录的老想法，我认为就有机会让记录成为我们活用的资产。(我一直鼓励读者到我们网站来挖金矿，也是希望读者能运用丰富的数据库创造自己所需的价值。)
这是什么意思呢？如我在留言版即刻所响应的内容：记录应该是由个人，记录下我为公司做了什么贡献，以及我做错了什么让公司受到损失(我认为失败的记录更有价值，这样的记录就应该以故事的方法，将情境描述出来，使得我们做了这样判断，而引起失败)，这些记录也都应该具体的量化，使得其它人看到这些记录也感到认同，也能从中获得学习，这样的记录才是真正有价值的记录。
事实上，员工养成记录习惯就是在建立知识管理的系统，它是一种自省、一种创意、一种行动以及一种学习文化的展现，而不应是管理控制的手段，而成为“秋后算帐”的“左证”。领导者要让员工感受到的是，去记录工作的事不是在丢差事给他，而是在培养他当下思考的习惯与应变力，亦即不是为记录而记录，而是做中学，从记录中产生群体智能，使企业组织有更好的竞争力。
要怎么建立记录系统呢？
我认为可以建立一个数字化(知识数据库)平台，用多元的方式呈现，除了文字(包含网络志Blog)，声音、影像与网络实时通讯，也可节省我们的时间，但要做的好，不仅知识是数据库平台的完善建立，而且它必须是老板鼓励不怕失败，让组织的每一个人都要有抓住顾客讯息以及追根究底的意识，而愿意行动！
看完这篇文章，如果你是老板，你想怎么做让员工乐于记录？如果你是员工，对记录有什么看法？如何把它变为金矿？(黄祖强整理)
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